Planera en företagsflytt – checklista för kontoret

Utse en ansvarig och samla beslut

Utse en kontaktperson som kan samla frågor från medarbetare, fastighetsägare och leverantörer. Dokumentera vem som beslutar om vad och var den aktuella tidsplanen och inventarielistan finns.

Gör en inventering av lokaler och utrustning

Gå igenom arbetsplatser, mötesrum, förråd och gemensamma ytor. Notera vad som ska flyttas, vad som ska avvecklas och vad som kräver särskild hantering. Märk inventarier med destination och ansvarig avdelning.

• Skrivbord, stolar och förvaring
• Datorer, skärmar och kringutrustning
• Arkiv och arbetsmaterial
• Gemensam utrustning och förråd

Planera beroenden före flyttdagen

Samordna åtkomst till båda lokalerna, hiss och lastzon med berörda fastighetsägare. Lägg in tid för packning, märkning, flytt och återställning. Kontrollera separat vem som ansvarar för nätverk, telefoni, larm och annan installation.

Bestäm ordningen för verksamhetens viktigaste delar

Lista vilka funktioner som behöver komma på plats först och vad som kan vänta. Planera hur personalen får information om packning, märkning, tillträde och första arbetsdagen i de nya lokalerna.

Ta fram ett tydligt offertunderlag

Beskriv adresser, våningar, hissar, bärvägar, volym och särskilt tung eller känslig utrustning. Ange om ni önskar hjälp med packning, demontering eller montering. Fråga hur ändringar hanteras och be att pris och omfattning framgår skriftligt.

Gör en kontroll efter inflyttningen

Gå igenom inventarier mot listan, kontrollera att gemensamma utrymmen är tömda och samla eventuella avvikelser hos kontaktpersonen. Stäm av att arbetsplatser och prioriterade funktioner är redo enligt den plan ni gjort.